2. Основные задачи Отдела

2.1. Отдел осуществляет свою деятельность в целях организации системы работы с документами, установления единого порядка и правил ведения делопроизводства в Администрации муниципального района, реализации полномочий органов местного самоуправления в области архивного дела и отдельных государственных полномочий, переданных областным законом от 29.07.2013 №299-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления Новгородской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела».
   2.2. Основными задачами отдела являются:
   2.2.1.Организация работы по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений;
   2.2.2.Участие в решении вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности в собственность, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
   2.2.3. Организация делопроизводства в Администрации муниципального района;
   2.2.4. Хозяйственное обеспечение деятельности Администрации муниципального района.

   3. Функции Отдела

   Отдел в соответствии с целями и задачами осуществляет следующие функции:
   3.1.В области архивного дела:
   3.1.1. Разрабатывает программы и основные направления развития архивного дела в муниципальном образовании, организует их реализацию и отчитывается об их выполнении в установленном порядке;
   3.1.2. Участвует в реализации федеральных и областных целевых программ развития архивного дела в части муниципального образования;
   3.1.3. Готовит проекты нормативных правовых актов Администрации муниципального района по вопросам обеспечения сохранности, учёта, комплектования и использования документов, вносит на рассмотрение Администрации муниципального района предложения по развитию архивного дела;
   3.1.4. Готовит предложения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Новгородской области, иных муниципальных образований;
   3.1.5. Готовит и реализует предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;
   3.1.6. Обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности, входящих в состав Архивного фонда области, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
   архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
документов временного хранения, в том числе по личному составу, на различных видах носителей ликвидированных организаций всех форм собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;
   архивных документов частной и иных форм собственности, хранящихся на договорной основе;
   печатных, аудиовизуальных и других материалов, отражающих прошлое и настоящее муниципального образования;
   учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;
   3.1.7. Ведёт учёт архивных фондов и архивных документов, принятых в отдел, в том числе в автоматизированном режиме, представляет в установленном порядке учётные данные в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела в соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.1997 (регистрационный №1344);
   3.1.8. Составляет и представляет на утверждение Администрации муниципального района списки юридических лиц – источников комплектования отдела после согласования их уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, проводит систематическую работу по их уточнению. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляющих на основании договора;
   3.1.9. Готовит проекты договоров Администрации муниципального района с собственниками документов на их передачу в муниципальную собственность;
   3.1.10. Осуществляет отбор и приём на хранение:
документов Архивного фонда области;
документов по личному составу, архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, органов местного самоуправления, муниципальных и негосударственных организаций, ликвидированных без правопреемников, действовавших на территории муниципального образования; (при отсутствии муниципального архива документов по личному составу);
   3.1.11. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности и научное описание документов, хранящих в отделе;
   3.1.12.Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экс-пертными службами организации – источников комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении:
   3.1.12.1. Рассматривает и представляет в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела положения об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству, номенклатуры, описи дел постоянного хранения и по личному составу организаций – источников комплектования отдела;
   3.1.12.2. Ведет в установленном порядке учёт документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования отдела;
   3.1.12.3. Оказывает методическую и практическую помощь работникам архивов организаций – источников комплектования по отбору документов в состав Архивного фонда области и подготовке к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу, по ведению учёта документов архива организаций, по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
   3.1.12.4. Принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в организациях – источниках комплектования, организуемых уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела;
   3.1.12.5. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;
   3.1.12.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов организаций – источников комплектования, проводит совещания, семинары, консультации по архивному делу;
   3.1.13. Информирует Администрацию муниципального района, уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела;
   3.1.14. Информирует органы местного самоуправления, иные организации муниципального образования о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве, по актуальной тематике, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации, встречи с общественностью, ведет публикаторскую деятельность;
   3.1.15. Исполняет запросы социального правового характера и иные запросы юридических и физических лиц, выдаёт архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам поиска документов, в том числе по личному составу;
   3.1.16. Создаёт и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива, архивные справочники о составе и содержании документов и другие, в том числе автоматизированные, информационные, информационно - поисковые системы и базы данных.
   3.1.17. Готовит для Администрации муниципального района предложения о поощрениях работников отдела, архивов и делопроизводственных структур организаций, иных физических и юридических лиц, внёсших значительный вклад в развитие архивного дела, документационного обеспечения управления, краеведения на территории муниципального образования.
   3.1.18.Реализует отдельные государственные полномочия в области архивного дела, переданные органам местного самоуправления муниципального района:
хранение, учет и использование архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальных архивах;
комплектование муниципальных архивов архивными документами, относящимися к областной собственности и находящимися на территории муниципальных районов.
   3.2. По организации делопроизводства:
   3.2.1. Координирует организацию делопроизводства в структурных подразделениях Администрации муниципального района, осуществляет методическое руководство работой по документационному обеспечению управленческой деятельности оказывает методическую помощь Администрациям сельских поселений;
   3.2.2. Организует единый порядок документирования, унификации форм документов в структурных подразделениях Администрации муниципального района;
   3.2.3. Осуществляет:
   прием, регистрацию, постановку на контроль и снятие с контроля запросов органов власти, передачу по назначению входящей в Администрацию муниципального района корреспонденции, учет и анализ показателей по исполнению входящей корреспонденции, отправление исходящей корреспонденции с использованием СЭД (Дело – Web); прием и регистрацию секретных документов - (при отсутствии специалиста по ГО и ЧС);
   прием, своевременную лингвистическую проработку проектов постановлений, распоряжений, писем Администрации муниципального района, набор на соответствующий бланк, считку и подготовку набранных документов к подписи руководству Администрации муниципального района, при необходимости – возвращение их на доработку исполнителям;
   техническую подготовку и компьютерный набор на соответствующий бланк документов, в том числе решений Думы Мошенского муниципального района, с учетом соблюдения требований Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального района;
   регистрацию, размножение и своевременное доведение постановлений, распоряжений Главы муниципального района, Администрации муниципального района до исполнителей, брошюровку перечисленных документов в дела    для дальнейшей передачи на архивное хранение;
   передачу текстов постановлений и распоряжений Администрации муниципального района, подлежащих опубликованию:
   на бумажном носителе и в электронном виде в Мошенское подразделение ОГАУ "Агентство информационных коммуникаций";
   в электронном виде - в организационный раздел для размещения на сайте Мошенского муниципального района в сети Интернет и внесения в регистр муниципальных правовых актов;
   учет командировочных лиц, убывающих в служебные командировки, ведение и хранение журнала учета убытия в служебную командировку;
   компьютерный набор Благодарностей Главы муниципального района, Благодарственных писем Главы муниципального района, Почетных грамот Администрации муниципального района, поздравительных открыток;
   подготовку и направление поздравлений с государственными и профессиональными праздниками в организации и газету "Уверские зори";
   3.2.4. Предоставляет информацию о деятельности Администрации муниципального района, Главы муниципального района путем размещения на стенде в здании Администрации муниципального района;
   3.2.5. Осуществляет хранение и обеспечивает использование в соответствии с законодательством: гербовой печати Администрации муниципального района с гербом муниципального образования, печать "Для документов", штампов с наименованием Администрации муниципального района;
   3.2.6. Организует деятельность экспертной комиссии Администрации муниципального района;
   3.2.7. Организует работу приемной Главы муниципального района;
   3.2.8. Организует комплектование, учет, обеспечение сохранности и использования документов Администрации муниципального района находящихся на временном хранении, т.е. до передачи их на постоянное хранение
   3.3. Осуществляет обеспечение структурных подразделений Администрации муниципального района канцтоварами, хозяйственное и социально-бытовое обеспечение проведения семинаров, совещаний, встреч руководства Администрации муниципального района с представителями и делегациями, хранение ключей-дубликатов от помещений Администрации муниципального района.

    Отчет о реализации "Основных направлений развития архивного дела в Мошенском муниципальном районе" за 2017 год

   В настоящее время вакансий в отделе нет.

    Перечень архивных фондов Мошенского муниципального архива